Das papierlose Büro mit Professionellem SHK - Dokumentenmanagement
Die Papierkriegserklärung - Digitales Dokumentenmanagement.
Traditionelle Arbeitsabläufe im Büroalltag müssen auf den Prüfstand, denn in der heutigen Zeit kommt der schnellen Information zu einzelnen Vorgängen große Bedeutung zu. Besonders die Ablage von Dokumenten im klassischen Ordner, die stundenlange Suche nach Belegen und Notizen stehen im Wandel zu einem Dienstleistungsorientierten Unternehmen entscheidend im Weg.
- ProLine 32 - Dokumentenmanagement
Die Wahrheit über das papierlose Büro liegt, wie so oft, in der Mitte. Ein Bürobetrieb ohne Papier wird sicherlich eine Utopie bleiben. Doch bedeutet die Reduzierung der umlaufenden Dokumente um ca. 60 % eine erhebliche Verringerung der Papierberge auf dem Schreibtisch. Durch einfache Suchmöglichkeiten der digitalen Dokumente verändert sich auch die verbleibenden manuelle Papierablage grundlegend.
Hier einige Beispiele:
Kundendienstberichte werden nicht mehr mühsam hinter die Rechnungskopie abgelegt, sondern die Originale kommen in einen Sammelordner. Der digital archivierte Kundendienstbericht wird mit Kundenname, Auftragssowie Rechnungsnummer bezeichnet und ist dadurch im Computer schnell zu finden.
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- Alle digital archivierten Belege stehen bei Rückfragen sofort am Bildschirm zur Verfügung und können bei Bedarf als Kopie ausgedruckt, aus dem Computer gefaxt oder per Email versandt werden.
- Komplette Bauakten können digital archiviert werden. Diese Dokumente zu einzelnen Projekten werden verschiedenen Personen gleichzeitig zur Verfügung gestellt. Die Teamarbeit wird dadurch unterstützt und Suchzeiten eingespart.
- Einkaufsrechnungen müssen nicht mehr mühsam kopiert werden, sondern stehen durch die digitale Archivierung allen Beteiligten zur Verfügung.
- Akten können Online zur Verfügung gestellt werden. Mit der entsprechenden Technik können entfernte Betriebsstätten / Arbeitsplätze z. B. auf Wartungsberichte, technische Unterlagen oder andere Vorgänge zugreifen.
- Berichte aus Fachzeitungen werden archiviert und können über eine integrierte Volltextsuche nach beliebigen Stichwörtern gesucht werden. Zeitungen stapeln sich dann nicht mehr bis zur Decke, sondern fliegen sofort in den Müll.
- Das Internet entwickelt sich immer stärker zur professionellen Informationsplattform. Wie verwalten Sie diese Flut von Informationen? Auch hier bieten digitale Archivsysteme optimale Lösungen. Von der Internetseite ohne Papier direkt in das digitale Archiv.
- Vergessen Sie geplante Investitionen in neue Aktenschränke oder gar Umbaupläne, um mehr Platz für Papier zu bekommen. Planungen zur organisatorischen Entwicklung Ihres Unternehmens dürfen nicht mehr ohne Berücksichtigung eines digitalen Archivsystems stattfinden.
Es gibt kein stichhaltiges Argument mehr, dass gegen die Einführung von digitaler Archivierung in Ihrem Unternehmen spricht. Selbst die technischen Anforderungen entsprechen zum großen Teil heutigen Standardsystemen.
Es stellt sich nur eine Frage:
Wie lange wollen Sie noch mit der Papierflut in Ihrem Unternehmen leben?
